Dal 1° settembre 2026, le fatture cartacee e i PDF inviati via e-mail apparterranno al passato. La riforma della fatturazione elettronica (RFE) si applica a tutte le organizzazioni di formazione soggette a IVA – e in parte anche a quelle esenti da IVA. Ecco una guida completa per comprendere i vostri obblighi, anticipare le scadenze ed evitare le sanzioni.

Qual è la riforma della fatturazione elettronica?

Sostenuta dalla Direzione Generale delle Finanze Pubbliche (DGFiP), la riforma della fatturazione elettronica mira a dematerializzare tutti gli scambi di fatture tra le imprese con partita IVA stabilite in Francia. Si basa su due pilastri:

• Fatturazione elettronica: emissione e ricezione di fatture B2B in un formato strutturato (Factur-X, UBL o CII) tramite una piattaforma approvata.
• e-reporting: trasmissione automatica dei dati delle transazioni alla DGFiP per le operazioni non coperte dalla fatturazione elettronica (vendite a privati, esportazioni, ecc.).

A differenza di un PDF inviato per e-mail, la fattura elettronica contiene dati che possono essere letti e utilizzati automaticamente dal software di gestione. Questo cambiamento interessa più di 10 milioni di aziende in Francia.

Buono a sapersi – La differenza con Chorus Pro

Se la vostra organizzazione lavora già con il settore pubblico, conoscerete Chorus Pro. RFE estende questa logica a tutti i vostri scambi B2B – più ampi e integrati direttamente negli strumenti di gestione quotidiana.

Chi sono le organizzazioni di formazione interessate?

Tutti gli organismi di formazione (OT), i CFA e i formatori indipendenti soggetti all’IVA sono soggetti alla riforma, indipendentemente dalle loro dimensioni. Ma c’è una distinzione importante che merita attenzione:

• OF con partita IVA: soggetti all’obbligo di emettere e ricevere fatture elettroniche.
• OF esenti da IVA (articoli da 261 a 261 E del Codice Generale delle Imposte): esenti dall’obbligo di emettere fatture, ma comunque soggetti all’obbligo di ricevere fatture dai loro fornitori.
• Microimprese con esenzione di base: tecnicamente soggette all’IVA e quindi interessate dalla riforma in uscita e in entrata.

Attenzione alle idee preconcette

La mancata riscossione dell’IVA non vi esonera automaticamente dalla riforma. Anche se siete esonerati dall’emissione di fatture, dovrete comunque ricevere le fatture dai vostri fornitori in formato elettronico a partire da settembre 2026.

Il calendario da ricordare

D’ora in poi

Registrazione presso una piattaforma approvata

Il repertorio centrale di fatturazione elettronica (compilato dall’AIFE) è disponibile dal febbraio 2025. Ogni azienda deve designare la propria piattaforma di ricezione entro settembre 2026.

GE/ETI

1° settembre 2026

Ricezione obbligatoria per tutte le aziende + Rilascio per GE ed ETI

A partire da questa data, nessuna organizzazione potrà rifiutare una fattura elettronica strutturata. Anche le grandi aziende e le PMI devono emettere fatture in formato elettronico, con nuove informazioni obbligatorie.

PMI

1° settembre 2027

Emissione obbligatoria per PMI, VSE e microimprese

La maggior parte delle organizzazioni di formazione indipendenti rientra in questa categoria. Questo tempo supplementare non deve essere interpretato come una mancanza di urgenza: la preparazione richiede tempo.

Formati accettati

La riforma richiede l’uso di formati strutturati. Sono riconosciuti tre formati:

• Factur-X: formato ibrido PDF + XML, leggibile dall’uomo e dalla macchina. È il formato più adatto alle PMI e ai formatori indipendenti. È disponibile in cinque profili, da Minimo a Esteso.
• UBL (Universal Business Language): XML standardizzato, ampiamente utilizzato a livello internazionale.
• CII (Cross Industry Invoice): XML altamente strutturato, preferito dai grandi clienti.

Sono finiti i semplici file Word, Excel o PDF: questi formati non saranno più riconosciuti come fatture valide negli scambi B2B a partire da settembre 2026.

Piattaforme approvate (AP) e soluzioni compatibili (CS)

Per scambiare fatture elettroniche, la vostra organizzazione deve utilizzare una piattaforma approvata (PA) registrata presso la DGFiP. Avete due opzioni:

• Una piattaforma privata accreditata: più ricca di servizi, integrata con i vostri strumenti aziendali, con requisiti rigorosi di disponibilità e prestazioni.
• Si può anche optare per una soluzione compatibile (SC) – software di fatturazione o di gestione – che a sua volta si affida a un PA per trasmettere i dati alle autorità. Questa è la strada scelta dalla maggior parte degli editori di software per gli enti di formazione.

Nuove informazioni obbligatorie sulle fatture elettroniche

Per coloro che sono interessati dalla questione il 1° settembre 2026, quattro nuovi prospetti dovranno apparire sulle fatture elettroniche:

• La categoria della transazione (vendita di beni, fornitura di servizi o entrambi).
• Ove applicabile, i dettagli dell’opzione IVA sugli addebiti.
• L’indirizzo completo di consegna della merce, se diverso da quello del cliente.
• Il numero SIREN dell’acquirente.

Quali sono le sanzioni in caso di non conformità?

La legge finanziaria per il 2026 (articolo 123) ha inasprito e chiarito le sanzioni:

• 50 per ogni fattura non emessa in formato elettronico (massimo 15.000 euro/anno)
• 500 per ogni mancata segnalazione elettronica (massimo 15.000 euro/anno)
• 500 se non c’è una piattaforma approvata designata, poi 1.000 euro ogni 3 mesi

È previsto un periodo di preavviso di 3 mesi prima che venga comminata una multa, ma è meglio non arrivare a questo punto: i ritardi di pagamento o il blocco dei flussi di fatturazione possono avere conseguenze molto più costose delle multe stesse.

Le fatture elettroniche devono essere conservate per 10 anni (in precedenza 6 anni, estesi a 10 anni per i controlli fiscali).

Cosa significa per il vostro corpo

Oltre alla conformità legale, la riforma trasformerà la vostra gestione amministrativa:

• Niente più solleciti manuali: la tracciabilità in tempo reale dello stato delle fatture (emesse, ricevute, accettate, rifiutate, pagate) riduce le controversie e le sviste.
• Contabilità automatizzata: i dati strutturati vengono integrati direttamente nel sistema di contabilità, senza necessità di reinserimento.
• Meno errori: il formato standardizzato riduce gli errori di inserimento e le fatture incomplete.
• Migliore gestione finanziaria: maggiore visibilità dei flussi in entrata e in uscita, in tempo reale.
• Coerenza con Qualiopi: la tracciabilità documentale rafforzata si allinea ai requisiti del quadro di riferimento per la qualità.

Come potete prepararvi ora?

1. Verifica della situazione fiscale

Siete soggetti all’IVA? Esente? Esenzione di base? La risposta determinerà i vostri obblighi esatti. In caso di dubbio, consultate il vostro commercialista di fiducia.

2. Scegliere la piattaforma approvata

L’elenco delle PA registrate è pubblicato e regolarmente aggiornato sul sito: https: //www.impots.gouv.fr/je-consulte-la-liste-des-plateformes-agreees.

Confrontate le funzionalità e la loro integrazione con gli attuali strumenti aziendali (LMS, CRM, software di gestione della formazione).

3. Aggiornare il software di gestione

Verificate che il vostro software di fatturazione sia in grado di generare fatture in Factur-X, UBL o CII e che si interfacci con una PA. In caso contrario, è ora di cambiare.

4. Formare i team

La riforma non riguarda solo il reparto contabilità: il personale di vendita, gli assistenti di direzione e tutti i dipendenti che emettono o ricevono fatture devono comprendere i nuovi processi.

5. Anticipare i flussi dei fornitori

A partire da settembre 2026, dovrete ricevere le fatture dai vostri fornitori di servizi (formatori in subappalto, host web, fornitori di automazione per ufficio, ecc.

Come Azopio può aiutarvi

Azopio automatizza la raccolta e il trattamento di tutti i vostri documenti contabili, amministrativi e finanziari. In linea diretta con la riforma della fatturazione elettronica, la nostra soluzione può essere adattata per recuperare automaticamente le vostre fatture elettroniche strutturate, archiviarle e inviarle al vostro commercialista senza doverle digitare nuovamente. Il nostro sistema può essere utilizzato anche per centralizzare, raccogliere ed elaborare le fatture dematerializzate di fornitori di servizi non ancora coinvolti nell’emissione di fatture elettroniche (poiché le piccolissime imprese e le PMI saranno obbligate a emettere fatture solo a partire dal 1° settembre 2027) o di società estere non interessate dalla riforma. Inoltre, grazie ai collegamenti bancari e alla funzionalità di riconciliazione bancaria automatizzata, consente di tracciare i pagamenti delle fatture. Per andare oltre, Azopio offre la possibilità di pagare le fatture dei fornitori tramite file di pagamento SEPA o tramite connessione alla vostra banca. Il risultato è che si dedica meno tempo all’amministrazione e più allo sviluppo dell’attività di formazione.