A partir del 1 de septiembre de 2026, las facturas en papel y los PDF enviados por correo electrónico serán cosa del pasado. La reforma de la facturación electrónica (RFE) se aplica a todas las organizaciones de formación sujetas al IVA, e incluso parcialmente a las exentas del IVA. Aquí tienes una guía completa para conocer tus obligaciones, anticiparte a los plazos y evitar sanciones.

¿Qué es la reforma de la facturación electrónica?

Apoyada por la Dirección General de Finanzas Públicas (DGFiP), la reforma de la facturación electrónica pretende desmaterializar todos los intercambios de facturas entre empresas registradas a efectos del IVA y establecidas en Francia. Se basa en dos pilares:

• Facturación electrónica: emisión y recepción de facturas B2B en un formato estructurado (Factur-X, UBL o CII) a través de una plataforma autorizada.
• e-reporting: transmisión automática de los datos de las transacciones a la DGFiP para las operaciones no cubiertas por la facturación electrónica (ventas a particulares, exportaciones, etc.).

A diferencia de los PDF enviados por correo electrónico, las facturas electrónicas contienen datos que pueden ser leídos y utilizados automáticamente por los programas informáticos de gestión. Este cambio afecta a más de 10 millones de empresas en Francia.

Conviene saber – La diferencia con Chorus Pro

Si su organización ya trabaja con el sector público, estará familiarizado con Chorus Pro. La RFE extiende esta lógica a todos sus intercambios B2B, más amplios e integrados directamente en sus herramientas de gestión diaria.

¿A qué organizaciones de formación afecta?

Todos los organismos de formación (OT), CFA y formadores independientes sujetos al IVA están sujetos a la reforma, sea cual sea su tamaño. Pero hay una distinción importante que merece atención:

• OF registrados a efectos del IVA: sujetos a la obligación de expedir y recibir facturas electrónicas.
• OF exentas de IVA (artículos 261 a 261 E del Código General de Impuestos): exentas de la obligación de emitir facturas, pero sujetas a la obligación de recibir facturas de sus proveedores.
• Microempresas con exención básica: técnicamente sujetas al IVA y, por tanto, afectadas por la reforma saliente y entrante.

Cuidado con las ideas preconcebidas

No cobrar el IVA no le exime automáticamente de la reforma. Aunque esté exento de emitir facturas, tendrá que recibir las facturas de sus proveedores en formato electrónico a partir de septiembre de 2026.

El calendario para recordar

A partir de ahora

Registro en una plataforma autorizada

El directorio central de facturación electrónica (elaborado por la AIFE) está disponible desde febrero de 2025. Cada empresa debe designar su plataforma de recepción antes de septiembre de 2026.

GE/ETI

1 de septiembre de 2026

Recepción obligatoria para todas las empresas + Emisión para GE y ETI

A partir de esa fecha, ninguna organización podrá rechazar una factura electrónica estructurada. Las grandes empresas y las PYME también deben emitir facturas en formato electrónico, con nueva información obligatoria.

PYME

1 de septiembre de 2027

Emisión obligatoria para PYME, EVE y microempresas

La mayoría de las organizaciones de formación independientes entran en esta categoría. Este tiempo adicional no debe interpretarse como una falta de urgencia: la preparación lleva su tiempo.

Formatos aceptados

La reforma exige el uso de formatos estructurados. Se reconocen tres formatos:

• Factur-X: formato híbrido PDF + XML, legible por humanos y por máquinas. Es el formato más adecuado para PYME y formadores independientes. Está disponible en cinco perfiles, del Mínimo al Ampliado.
• UBL (Universal Business Language): XML normalizado, ampliamente utilizado a escala internacional.
• CII (Cross Industry Invoice): XML muy estructurado, preferido por las grandes cuentas.

Atrás quedaron los simples archivos Word, Excel o PDF: estos formatos dejarán de reconocerse como facturas válidas en los intercambios B2B a partir de septiembre de 2026.

Plataformas autorizadas (PA) y soluciones compatibles (SC)

Para intercambiar facturas electrónicas, su organización debe utilizar una plataforma autorizada (PA) registrada en la DGFiP. Tiene dos opciones:

• Una plataforma privada acreditada: más rica en servicios, integrada con sus herramientas empresariales, con estrictos requisitos de disponibilidad y rendimiento.
• También puede optar por una solución compatible (SC) -software de facturación o gestión- que a su vez se apoyará en una AP para transmitir los datos a las autoridades. Esta es la vía elegida por la mayoría de los editores de software para organizaciones de formación.

Nueva información obligatoria en las facturas electrónicas

Para los afectados el 1 de septiembre de 2026 tendrán que aparecer cuatro nuevos estados en las facturas electrónicas:

• La categoría de la transacción (venta de bienes, prestación de servicios o ambos).
• En su caso, detalles sobre la opción del IVA en los adeudos.
• La dirección completa de entrega de la mercancía, si es distinta de la del cliente.
• El número SIREN del comprador.

¿Cuáles son las sanciones por incumplimiento?

La Ley de Finanzas para 2026 (artículo 123) ha endurecido y clarificado las sanciones:

• 50 por factura no emitida en formato electrónico (máximo 15.000 euros/año)
• 500 por fallo en la notificación electrónica (máximo 15.000 euros/año)
• 500 euros si no hay una plataforma autorizada designada, después 1.000 euros cada 3 meses

Existe un plazo de requerimiento de 3 meses antes de imponer cualquier multa, pero es mejor no llegar a esa fase: la morosidad o el bloqueo de los flujos de facturación pueden tener consecuencias mucho más costosas que las propias multas.

Las facturas electrónicas deben conservarse 10 años (antes 6 años, ampliados a 10 años para las auditorías fiscales).

Qué significa esto para su cuerpo

Más allá del cumplimiento legal, la reforma transformará su gestión administrativa:

• Se acabaron los recordatorios manuales: la trazabilidad en tiempo real del estado de las facturas (emitidas, recibidas, aceptadas, rechazadas, pagadas) reduce las disputas y los descuidos.
• Contabilidad automatizada: los datos estructurados se integran directamente en su sistema contable, sin necesidad de volver a introducirlos.
• Menos errores: el formato normalizado reduce los errores de introducción y las facturas incompletas.
• Mejor gestión financiera: mayor visibilidad de sus flujos de entrada y salida, en tiempo real.
• Coherencia con Qualiopi: la mejora de la trazabilidad documental se ajusta a los requisitos del marco de referencia de calidad.

¿Cómo puede prepararse ahora?

1. Audite su situación fiscal

¿Está sujeto al IVA? ¿Está exento? ¿Exención básica? La respuesta determinará sus obligaciones exactas. En caso de duda, consulte a su experto contable.

2. Elija su plataforma aprobada

La lista de AP registrados se publica y actualiza periódicamente en: https: //www.impots.gouv.fr/je-consulte-la-liste-des-plateformes-agreees

Compare las funcionalidades y su integración con sus herramientas empresariales actuales (LMS, CRM, software de gestión de la formación).

3. Actualice su software de gestión

Compruebe que su programa de facturación es capaz de generar facturas en Factur-X, UBL o CII, y que interactúa con un PA. Si no es así, es hora de cambiar.

4. Forme a sus equipos

La reforma no sólo afecta al departamento de contabilidad: el personal de ventas, los asistentes de gestión y todos los empleados que emiten o reciben facturas tienen que entender los nuevos procesos.

5. Anticipe sus flujos de proveedores

A partir de septiembre de 2026, deberá recibir las facturas de sus proveedores de servicios (formadores subcontratados, proveedores de alojamiento, proveedores de ofimática, etc.) en formato electrónico.

Cómo puede ayudarle Azopio

Azopio automatiza la recogida y el tratamiento de todos sus documentos contables, administrativos y financieros. En línea directa con la reforma de la facturación electrónica, nuestra solución puede adaptarse para recuperar automáticamente sus facturas electrónicas estructuradas, archivarlas y enviarlas a su censor jurado de cuentas sin necesidad de volver a teclearlas. Nuestro sistema también puede utilizarse para centralizar, recopilar y procesar facturas desmaterializadas de proveedores de servicios que aún no participan en la emisión de facturas electrónicas (ya que las empresas muy pequeñas y las PYME solo estarán obligadas a emitir facturas a partir del 1 de septiembre de 2027) o de empresas extranjeras no afectadas por la reforma. También permite hacer un seguimiento de los pagos de las facturas, gracias a sus conexiones bancarias y a la funcionalidad de conciliación bancaria automatizada. Para ir aún más lejos, Azopio ofrece la posibilidad de pagar las facturas de los proveedores mediante ficheros de pago SEPA o a través de una conexión con su banco. Resultado: dedicará menos tiempo a la administración y más al desarrollo de su actividad de formación.