A partir de 1 de setembro de 2026, as facturas em papel e os PDF enviados por correio eletrónico passarão a ser coisa do passado. A reforma da faturação eletrónica (RFE) aplica-se a todos os organismos de formação sujeitos a IVA – e mesmo parcialmente aos que estão isentos de IVA. Eis um guia completo para conhecer as suas obrigações, antecipar os prazos e evitar sanções.

Qual é a reforma da faturação eletrónica?

Apoiada pela Direção-Geral das Finanças Públicas (DGFiP), a reforma da faturação eletrónica visa desmaterializar todas as trocas de facturas entre empresas registadas para efeitos de IVA e estabelecidas em França. Baseia-se em dois pilares:

• Faturação eletrónica: emissão e receção de facturas B2B num formato estruturado (Factur-X, UBL ou CII) através de uma plataforma aprovada.
• e-reporting: transmissão automática dos dados das transacções à DGFiP para as operações não abrangidas pela faturação eletrónica (vendas a particulares, exportações, etc.).

Contrariamente aos PDF enviados por correio eletrónico, as facturas electrónicas contêm dados que podem ser lidos e utilizados automaticamente pelos programas informáticos de gestão. Esta alteração afecta mais de 10 milhões de empresas em França.

É bom saber – A diferença com o Chorus Pro

Se a sua organização já trabalha com o sector público, está familiarizado com o Chorus Pro. O RFE estende esta lógica a todas as suas trocas B2B – mais amplas e integradas diretamente nas suas ferramentas de gestão quotidiana.

Quem é afetado entre os organismos de formação?

Todos os organismos de formação (TO), CFA e formadores independentes sujeitos ao IVA estão sujeitos à reforma, independentemente da sua dimensão. Mas há uma distinção importante que merece atenção:

• OFs registados para efeitos de IVA: sujeitos à obrigação de emitir e receber facturas electrónicas.
• OFs isentas de IVA (artigos 261.º a 261.º E do Código Geral dos Impostos): isentas da obrigação de emitir facturas, mas ainda sujeitas à obrigação de receber facturas dos seus fornecedores.
• Microempresas com uma isenção de base: tecnicamente sujeitas ao IVA e, por conseguinte, afectadas pela reforma de saída e de entrada.

Cuidado com as ideias preconcebidas

O facto de não cobrar IVA não o isenta automaticamente da reforma. Mesmo que esteja isento de emitir facturas, terá de receber as facturas dos seus fornecedores em formato eletrónico a partir de setembro de 2026.

O calendário a recordar

A partir de agora

Registo numa plataforma aprovada

O diretório central de faturação eletrónica (compilado pelo AIFE) está disponível desde fevereiro de 2025. Cada empresa deve designar a sua plataforma de receção até setembro de 2026.

GE/ETI

1 de setembro de 2026

Receção obrigatória para todas as empresas + Emissão para GEs e ETIs

A partir desta data, nenhuma organização pode recusar uma fatura eletrónica estruturada. As grandes empresas e as PME devem também emitir facturas em formato eletrónico, com novas informações obrigatórias.

PME

1 de setembro de 2027

Emissão obrigatória para as PME, as EMP e as microempresas

A maioria dos organismos de formação independentes pertence a esta categoria. Este tempo suplementar não deve ser interpretado como uma falta de urgência: a preparação leva tempo.

Formatos aceites

A reforma exige a utilização de formatos estruturados. São reconhecidos três formatos:

• Factur-X: formato híbrido PDF + XML, legível por humanos e por máquinas. É o formato mais adequado às PME e aos formadores independentes. Está disponível em cinco perfis, do mínimo ao alargado.
• UBL (Universal Business Language): XML normalizado, amplamente utilizado a nível internacional.
• CII (Cross Industry Invoice): XML altamente estruturado, preferido pelas grandes contas.

Acabaram-se os simples ficheiros Word, Excel ou PDF: estes formatos deixarão de ser reconhecidos como facturas válidas nos intercâmbios B2B a partir de setembro de 2026.

Plataformas aprovadas (AP) e soluções compatíveis (CS)

Para trocar facturas electrónicas, a sua organização deve utilizar uma plataforma aprovada (PA) registada na DGFiP. Existem duas opções:

• Uma plataforma privada acreditada: mais rica em serviços, integrada nas suas ferramentas comerciais, com requisitos rigorosos de disponibilidade e desempenho.
• Pode também optar por uma solução compatível (SC) – software de faturação ou de gestão – que, por sua vez, se apoiará numa PA para transmitir os dados às autoridades. É esta a via escolhida pela maioria dos editores de software para os organismos de formação.

Novas informações obrigatórias nas facturas electrónicas

Para as pessoas afectadas pela questão em 1 de setembro de 2026, quatro novas declarações terão de aparecer nas facturas electrónicas:

• A categoria da transação (venda de bens, prestação de serviços ou ambas).
• Se for caso disso, informações sobre a opção de IVA sobre os débitos.
• O endereço completo de entrega dos bens, se for diferente do endereço do cliente.
• O número SIREN do comprador.

Quais são as sanções em caso de incumprimento?

A Lei de Finanças para 2026 (artigo 123.º) tornou as sanções mais rigorosas e mais claras:

• 50 euros por fatura não emitida em formato eletrónico (máximo de 15 000 euros/ano)
• 500 euros por cada falha de comunicação eletrónica (máximo de 15 000 euros/ano)
• 500 euros se não existir uma plataforma aprovada designada, depois 1 000 euros de 3 em 3 meses

Existe um prazo de pré-aviso de 3 meses antes da aplicação de qualquer coima, mas é melhor não chegar a essa fase: os atrasos de pagamento ou o bloqueio dos fluxos de faturação podem ter consequências muito mais onerosas do que as próprias coimas.

As facturas electrónicas devem agora ser conservadas durante 10 anos (anteriormente 6 anos, alargados para 10 anos para efeitos de auditoria fiscal).

O que isto significa para o seu corpo

Para além da conformidade legal, a reforma transformará a sua gestão administrativa:

• Acabaram-se os lembretes manuais: a rastreabilidade em tempo real do estado das facturas (emitidas, recebidas, aceites, rejeitadas, pagas) reduz os litígios e os esquecimentos.
• Contabilidade automatizada: os dados estruturados são integrados diretamente nas suas contas, sem necessidade de reintrodução.
• Menos erros: o formato normalizado reduz os erros de introdução e as facturas incompletas.
• Melhor gestão financeira: maior visibilidade dos seus fluxos de entrada e de saída, em tempo real.
• Coerência com o Qualiopi: a rastreabilidade documental reforçada alinha-se com os requisitos do quadro de referência da qualidade.

Como se pode preparar agora?

1. Auditar a sua situação fiscal

Está sujeito a IVA? Isento? Isenção de base? A resposta determinará as suas obrigações exactas. Em caso de dúvida, consulte o seu contabilista oficial.

2. Escolha a sua plataforma aprovada

A lista de APs registadas é publicada e regularmente actualizada em: https: //www.impots.gouv.fr/je-consulte-la-liste-des-plateformes-agreees

Compare as funcionalidades e a sua integração com as suas ferramentas comerciais actuais (LMS, CRM, software de gestão da formação).

3. Actualize o seu software de gestão

Verifique se o seu software de faturação é capaz de gerar facturas em Factur-X, UBL ou CII, e se faz interface com um PA. Caso contrário, é altura de mudar.

4. Formar as suas equipas

A reforma não diz respeito apenas ao departamento de contabilidade: o pessoal de vendas, os assistentes de gestão e todos os empregados que emitem ou recebem facturas têm de compreender os novos processos.

5. Antecipar os fluxos dos seus fornecedores

A partir de setembro de 2026, terá de receber as facturas dos seus prestadores de serviços (formadores subcontratados, fornecedores de alojamento, fornecedores de burótica, etc.) em formato eletrónico.

Como é que o Azopio o pode ajudar

O Azopio automatiza a recolha e o tratamento de todos os seus documentos contabilísticos, administrativos e financeiros. Em linha direta com a reforma da faturação eletrónica, a nossa solução pode ser adaptada para recuperar automaticamente as suas facturas electrónicas estruturadas, arquivá-las e enviá-las ao seu revisor oficial de contas sem necessidade de as digitar novamente. O nosso sistema permite igualmente centralizar, recolher e tratar as facturas desmaterializadas dos prestadores de serviços que ainda não estão envolvidos na emissão de facturas electrónicas (uma vez que as microempresas e as PME só serão obrigadas a emitir facturas a partir de 1 de setembro de 2027) ou das empresas estrangeiras não afectadas pela reforma. Permite igualmente o acompanhamento dos pagamentos das facturas, graças às suas ligações bancárias e à funcionalidade de reconciliação bancária automatizada. Para ir ainda mais longe, o Azopio oferece a possibilidade de pagar as facturas dos fornecedores através de ficheiros de pagamento SEPA ou através de uma ligação ao seu banco. Resultado: gasta menos tempo na administração e mais tempo a desenvolver a sua atividade de formação.