Le collecteur d’e-mails pour les factures est un outil automatisé qui simplifie la gestion de votre courrier électronique. Il fonctionne en parcourant une boite e-mail connectée et en téléchargeant automatiquement les factures de vos fournisseurs.
Comment fonctionne un collecteur d’e-mails ?
Pour vous faire une idée claire de son fonctionnement, il suffit de suivre trois étapes :
- La connexion de votre boîte email: vous connectez votre collecteur d’e-mails à une adresse e-mail spécifique (par exemple, factures@votreentreprise.com). Cette boîte de réception sera le point de chute de toutes vos factures.
- Le scan automatique de votre boîte email : l’outil analyse les e-mails qui arrivent dans cette boîte de réception. En utilisant l’intelligence artificielle, il est capable de faire le tri selon les mots clés configurés par l’utilisateur ou ceux configurés par défaut. Il va ainsi identifier les factures et/ou pièces incluant les mots clés au format PDF.
- Le téléchargement : une fois les factures identifiées, le collecteur e-mail les télécharge automatiquement et les envoie directement vers l’outil de gestion des factures pour un traitement plus poussé.
Quels sont les avantages d’un collecteur d’e-mails pour les factures ?
Le collecteur d’e-mails offre des avantages concrets :
- Gain de temps : vous n’avez plus besoin d’ouvrir manuellement chaque e-mail, de télécharger la facture et de la transférer dans votre système. Le collecteur d’e-mails fait tout ce travail pour vous.
- Fiabilité : le collecteur d’e-mails ne fait pas d’erreurs. Il ne saute pas d’étapes et ne se trompe pas d’e-mail ou de facture. Il garantit que chaque facture est bien prise en compte et traitée.
- Accessibilité : la seule chose que vos employés ont à faire est d’envoyer leurs factures à l’adresse e-mail dédiée. Cela rend le processus de soumission simple et efficace.
- Organisation : le collecteur d’e-mails vous permet de centraliser toutes vos factures au même endroit.
Pourquoi Azopio utilise-t-il cette technologie de collecte ?
Chez Azopio, nous avons intégré cette technologie dans nos solutions pour permettre aux entreprises de se concentrer sur l’essentiel : leur cœur de métier. En utilisant un collecteur d’e-mails, nous vous garantissons que toutes vos factures sont prises en compte de manière automatique et en toute fiabilité. Fini les oublis de transfert de factures à posteriori ! Le travail se fait automatiquement et au fur et à mesure, sans intervention humaine.
De plus, une fois les factures collectées, notre outil d’extraction des données par l’IA prend le relais. Il lit les informations clés (montant, date d’échéance, fournisseur) et les prépare pour votre comptabilité. Cela vous évite non seulement de télécharger les factures, mais aussi de les saisir manuellement.
