La reforma de la facturación electrónica va a cambiar la forma en que circulan las facturas, pero no dice nada sobre lo que ocurre una vez que la factura llega a tu empresa. Y es precisamente ahí donde se nota el ahorro de tiempo en el día a día: entre el momento en que una factura de un proveedor llega a tu empresa y aquel en que se convierte en un asiento contable que se envía a tu asesor fiscal, hay una serie de pasos que, si se realizan manualmente, te quitan horas cada mes.

Para que resulte más claro, sigamos el recorrido de una factura de proveedor —llamémosla simplemente «tu factura»— a lo largo de todo su proceso en Azopio, una vez que la reforma haya entrado en vigor. Cada etapa se corresponde con una funcionalidad de la plataforma.

Paso 1 — La recepción, independientemente del formato

A partir del 1 de septiembre de 2026, una factura entre empresas sujetas al IVA solo se considerará válida si se tramita a través de una plataforma autorizada, en formato electrónico estructurado (Factur-X, UBL o CII). Por su parte, los archivos PDF enviados por correo electrónico ya no se considerarán facturas electrónicas válidas.

Pero, en la práctica, no todos tus proveedores avanzarán al mismo ritmo. Algunos ya se habrán pasado a la facturación electrónica: sus facturas llegarán según las normas, a través de una plataforma homologada. Otros seguirán, durante un tiempo, enviando un PDF o en papel —fuera del circuito reglamentario— a la espera de ponerse al día.

Azopio gestiona ambas situaciones. Como plataforma autorizada y registrada por la DGFiP, Azopio recibe directamente las facturas electrónicas conformes. Y para aquellas que aún llegan por los canales tradicionales, la recogida automática se encarga del resto: conexión a tu correo electrónico, dirección de depósito específica a la que tus proveedores envían directamente sus facturas, depósito masivo mediante arrastrar y soltar, o foto de un justificante en papel a través de la aplicación móvil Azopio Snap.

Resultado: independientemente de cómo se haya emitido, «tu factura» llegará a un único espacio, sin que tengas que clasificarla.

Paso 2 — La lectura de datos, más allá del OCR

Una vez recibida «tu factura», Azopio extrae la información clave: nombre del proveedor, fecha, número de factura, moneda, importes sin IVA, IVA e importe total con IVA incluido. Mientras que un OCR convencional se limita a leer caracteres, la inteligencia artificial de Azopio comprende la estructura del documento e identifica los campos correctos, incluso si «tu factura» tiene un diseño inusual.

Un matiz importante de la reforma: si «tu factura» ha llegado en formato electrónico estructurado a través de la Administración Pública, ya contiene sus datos de forma nativa, sin pasar por una etapa de reconocimiento —no hay interpretación, por lo que se elimina el riesgo de errores de lectura—. Si ha llegado en formato PDF o en papel, la IA se encarga del resto. En ambos casos, solo tienes que comprobar —y corregir si es necesario— los datos propuestos, para garantizar una exactitud total antes de su contabilización.

Paso 3 — Clasificación y archivo

A continuación, «Tu factura» se clasifica automáticamente según una estructura predefinida: por año y mes de emisión, y por categoría (factura de proveedor, factura de cliente, justificante, banco, otro documento). Se archiva en la caja fuerte digital de Azopio, en servidores seguros situados en Europa (nuestros servidores principales se encuentran en Francia). Este aspecto no es un simple detalle en la era de la factura electrónica: el archivo seguro forma parte de la lógica de conservación de los documentos, un tema que tratamos en detalle en nuestro artículo sobre las ventajas de un sistema de gestión documental (GED) para la facturación electrónica. Junto con el motor de búsqueda, esta clasificación te permite encontrar cualquier factura con un solo clic, por palabra clave o por importe.

Paso 4 — La conciliación bancaria automática

Como tu cuenta bancaria está conectada a Azopio, la plataforma recoge tus transacciones en tiempo real y concilia automáticamente «tu factura» con el pago correspondiente. Solo tienes que validar la asociación propuesta con un clic. Resultado: cada transacción va acompañada de su justificante, con una trazabilidad completa, y no se olvida ninguna factura.

Paso 5 — La validación, si tu organización lo exige

En una estructura en la que las facturas de compra deben ser aprobadas antes de su pago, «tu factura» puede ser derivada a un proceso de validación. Cada responsable la valida en su nivel correspondiente, y la factura solo continúa su tramitación una vez finalizado el proceso de aprobación. Este paso es opcional: una microempresa lo omitirá, mientras que una pyme multiservicios lo considerará un verdadero control interno.

Paso 6 — El pago

Una vez validada, «tu factura» se puede pagar directamente desde Azopio, sin necesidad de acceder a la interfaz de tu banco. El seguimiento de las facturas vencidas y pendientes de pago se muestra en paneles de control claros, que también sirven para gestionar tus recordatorios de pago y optimizar el momento de tus pagos en función de tu tesorería.

Paso 7 — El registro contable y el envío al contable

Última etapa del proceso: los datos verificados de «tu factura» se transforman en un asiento contable, que se puede exportar a tu programa de contabilidad o al que tu asesor fiscal puede acceder directamente, para que consulte tus documentos en tiempo real y con total seguridad. Se acabó la reintroducción de datos, se acabaron los intercambios de correos electrónicos para recuperar un justificante que falta. «Tu factura» habrá recorrido todo el camino, desde la bandeja de entrada hasta la contabilidad, con una intervención manual mínima por tu parte.

Un recorrido, una única plataforma

Al seguir este proceso, hay algo que salta a la vista: en ningún momento has tenido que salir de Azopio ni volver a introducir un dato que ya estaba presente. La facturación electrónica no es más que el punto de partida. A partir de esta factura recibida según las normas, Azopio gestiona automáticamente todos los pasos hasta llegar a la contabilidad. El cumplimiento normativo, garantizado por la Plataforma Autorizada incluida en cada suscripción, es la base; el verdadero beneficio es el tiempo que ganas para tu gestión diaria.

Esta lógica de principio a fin es también lo que distingue una verdadera precontabilidad automatizada de una simple herramienta de cumplimiento normativo. Este proceso, desde la recepción hasta el asiento contable, es precisamente lo que se denomina precontabilidad. Si quieres profundizar en el concepto, nuestro artículo «¿Qué es la precontabilidad? » está dedicado íntegramente a ello. 

👉 Descubre cómo Azopio automatiza la gestión de tus facturas, desde su recepción hasta su contabilización.
Descubre Azopio

👉 Azopio es una plataforma autorizada y registrada por la DGFiP, incluida en todas las suscripciones.
Más información sobre la PA Azopio