A reforma da faturação eletrónica vai alterar a forma como as faturas circulam, mas não aborda o que acontece depois de uma fatura chegar à vossa empresa. No entanto, é precisamente aí que se verifica a poupança de tempo no dia-a-dia: entre o momento em que uma fatura de fornecedor chega à sua empresa e aquele em que se transforma num lançamento contabilístico enviado ao seu contabilista, há uma série de etapas que, quando feitas manualmente, consomem horas todos os meses.

Para tornar as coisas mais concretas, vamos acompanhar uma fatura de fornecedor — chamemos-lhe simplesmente «a sua fatura» — ao longo de todo o seu percurso no Azopio, assim que a reforma entrar em vigor. Cada etapa corresponde a uma funcionalidade da plataforma.

Passo 1 — A receção, independentemente do formato

A partir de 1 de setembro de 2026, uma fatura entre empresas sujeitas ao IVA só será considerada válida se for emitida através de uma plataforma autorizada, em formato eletrónico estruturado (Factur-X, UBL ou CII). O ficheiro PDF enviado por e-mail, por sua vez, deixará de ser considerado uma fatura eletrónica válida.

Mas, na prática, nem todos os vossos fornecedores avançarão ao mesmo ritmo. Alguns já terão adotado a faturação eletrónica: as suas faturas chegarão em conformidade com as regras, através de uma plataforma certificada. Outros continuarão, por algum tempo, a enviar um PDF ou em papel — fora do circuito regulamentar — enquanto aguardam a atualização dos seus sistemas.

A Azopio gere ambas as situações. Na qualidade de Plataforma Autorizada registada pela DGFiP, a Azopio recebe diretamente as faturas eletrónicas em conformidade. E para as que ainda chegam pelos canais tradicionais, a recolha automática entra em ação: ligação à sua caixa de correio eletrónico, endereço de envio dedicado para onde os seus fornecedores enviam diretamente as suas faturas, envio em massa através da função «arrastar e largar» ou fotografia de um comprovativo em papel através da aplicação móvel Azopio Snap.

Resultado: independentemente da forma como tiver sido emitida, «a sua fatura» chegará a um único local, sem que seja necessário fazer qualquer triagem da sua parte.

Etapa 2 — A leitura dos dados, para além do OCR

Assim que «a sua fatura» chegar, o Azopio extrai as informações essenciais: nome do fornecedor, data, número da fatura, moeda, valores sem IVA, IVA e valor total com IVA. Enquanto um OCR convencional se limita a ler caracteres, a inteligência artificial da Azopio compreende a estrutura do documento e identifica os campos corretos, mesmo que a «sua fatura» tenha um layout invulgar.

Uma nuance importante com a reforma: se «a sua fatura» chegou em formato eletrónico estruturado através da PA, já contém os seus dados de forma nativa, sem passar por uma etapa de reconhecimento — sem interpretação, portanto, sem risco de erros de leitura. Se tiver chegado em PDF ou em papel, a IA assume o controlo. Em ambos os casos, basta verificar — e corrigir, se necessário — os dados propostos, para garantir total exatidão antes do lançamento contabilístico.

Etapa 3 — A classificação e o arquivo

«A sua fatura» é, em seguida, classificada automaticamente de acordo com uma estrutura predefinida: por ano e mês de emissão e por categoria (fatura de fornecedor, fatura de cliente, comprovativo, banco, outro documento). É arquivada no cofre digital da Azopio, em servidores seguros na Europa (os nossos servidores principais estão localizados em França). Este aspeto não é um pormenor na era da fatura eletrónica: o arquivo seguro insere-se na lógica de conservação dos documentos, um tema que abordamos em pormenor no nosso artigo sobre a importância de um sistema de gestão eletrónica de documentos (GED) para a faturação eletrónica. Em conjunto com o motor de pesquisa, esta classificação permite-lhe encontrar qualquer fatura com um clique, por palavra-chave ou por montante.

Passo 4 — A reconciliação bancária automática

Como a sua conta bancária está ligada ao Azopio, a plataforma recolhe as suas transações em tempo real e associa automaticamente a «sua fatura» ao pagamento correspondente. Basta-lhe confirmar a associação sugerida com um clique. Resultado: cada transação é acompanhada do respetivo comprovativo, com total rastreabilidade — e nenhuma fatura fica por registar.

Passo 5 — A validação, caso a sua organização o exija

Numa estrutura em que as faturas de compra têm de ser aprovadas antes do pagamento, «a sua fatura» pode ser encaminhada para um processo de aprovação. Cada interveniente aprova ao seu nível, e a fatura só prossegue o seu percurso depois de concluído o circuito de aprovação. Esta etapa é opcional: uma microempresa irá ignorá-la, enquanto uma PME multisserviços nela encontrará um verdadeiro controlo interno.

Passo 6 — O pagamento

Depois de validada, «a sua fatura» pode ser paga diretamente a partir do Azopio, sem necessidade de aceder à interface do seu banco. O acompanhamento das faturas vencidas e pendentes de pagamento é apresentado em painéis de controlo claros, que também servem para gerir os seus avisos de cobrança e otimizar o momento dos seus pagamentos de acordo com a sua situação de tesouraria.

Passo 7 — O registo contabilístico e o envio ao contabilista

Última etapa do processo: os dados verificados da «sua fatura» são transformados num lançamento contabilístico, exportável para o seu software de contabilidade ou diretamente acessível ao seu contabilista, que consulta os seus documentos em tempo real e com total segurança. Acabaram-se as reinserções de dados, acabaram-se as trocas de e-mails para recuperar um comprovativo em falta. «A sua fatura» terá percorrido todo o caminho, desde a caixa de entrada até à contabilidade, com um mínimo de intervenção manual da sua parte.

Um percurso, uma única plataforma

Ao seguir este processo, há algo que salta à vista: em nenhum momento teve de sair do Azopio nem de voltar a introduzir dados já existentes. A faturação eletrónica é apenas o ponto de partida. A partir desta fatura recebida em conformidade com as regras, o Azopio executa automaticamente todas as etapas até à contabilidade. A conformidade, garantida pela Plataforma Homologada incluída em cada subscrição, é a base; o verdadeiro benefício é o tempo que ganha para a sua gestão diária.

Esta lógica de ponta a ponta é também o que distingue uma verdadeira pré-contabilidade automatizada de uma simples ferramenta de conformidade. Este percurso, desde a receção até ao lançamento contabilístico, é exatamente o que se denomina pré-contabilidade. Se quiser aprofundar o conceito, o nosso artigo « O que é a pré-contabilidade? » é inteiramente dedicado a este tema. 

👉 Descubra como o Azopio automatiza o processamento das suas faturas, desde a receção até à contabilidade.
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👉 A Azopio é uma Plataforma Autorizada registada pela DGFiP, incluída em todas as subscrições.
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