La riforma della fatturazione elettronica cambierà il modo in cui circolano le fatture, ma non dice nulla su ciò che accade una volta che una fattura è arrivata presso la vostra azienda. Eppure è proprio qui che si concretizza il risparmio di tempo nella quotidianità: tra il momento in cui una fattura fornitore entra nella vostra azienda e quello in cui diventa una registrazione contabile trasmessa al vostro commercialista, c’è una serie di passaggi che, se effettuati manualmente, richiedono ore ogni mese.

Per rendere il tutto più chiaro, seguiamo il percorso di una fattura fornitore — chiamiamola semplicemente «la vostra fattura» — all’interno di Azopio, una volta entrata in vigore la riforma. Ogni fase corrisponde a una funzionalità della piattaforma.

Fase 1 — La ricezione, indipendentemente dal formato

A partire dal 1° settembre 2026, una fattura tra imprese soggette all’IVA sarà considerata conforme solo se emessa tramite una piattaforma autorizzata, in formato elettronico strutturato (Factur-X, UBL o CII). Il PDF inviato via e-mail, invece, non costituirà più una fattura elettronica valida.

Ma nella pratica, i vostri fornitori non procederanno tutti allo stesso ritmo. Alcuni saranno già passati alla fatturazione elettronica: le loro fatture arriveranno secondo le regole, tramite una piattaforma autorizzata. Altri continueranno, per un po’, a inviare un PDF o un documento cartaceo — al di fuori del circuito normativo — in attesa di adeguarsi.

Azopio gestisce entrambe le situazioni. In qualità di piattaforma autorizzata e registrata presso la DGFiP, Azopio riceve direttamente le fatture elettroniche conformi. E per quelle che arrivano ancora tramite i canali tradizionali, subentra la raccolta automatica: collegamento alla tua casella di posta elettronica, indirizzo di deposito dedicato a cui i tuoi fornitori inviano direttamente le fatture, invio in blocco tramite drag-and-drop o foto di un documento cartaceo tramite l’app mobile Azopio Snap.

Risultato: indipendentemente dal modo in cui sarà stata emessa, la «vostra fattura» arriverà in un unico posto, senza che dobbiate occuparvi di smistarla.

Fase 2 — La lettura dei dati, oltre l’OCR

Una volta ricevuta la «tua fattura», Azopio ne estrae le informazioni chiave: nome del fornitore, data, numero di fattura, valuta, importi al netto dell’IVA, IVA e importi IVA inclusa. Laddove un OCR tradizionale si limita a leggere i caratteri, l’intelligenza artificiale di Azopio comprende la struttura del documento e identifica i campi corretti, anche se «la tua fattura» presenta un layout insolito.

Una sfumatura importante introdotta dalla riforma: se «la vostra fattura» è arrivata in formato elettronico strutturato tramite la PA, i dati sono già presenti in modo nativo, senza passare attraverso una fase di riconoscimento — quindi nessuna interpretazione e, di conseguenza, nessun rischio di errore di lettura. Se invece è arrivata in formato PDF o cartaceo, subentra l’intelligenza artificiale. In entrambi i casi, non vi resta che verificare — e correggere se necessario — i dati proposti, per garantire la massima accuratezza prima della contabilizzazione.

Fase 3 — Classificazione e archiviazione

«La vostra fattura» viene poi classificata automaticamente secondo una struttura predefinita: per anno e mese di emissione e per categoria (fattura fornitore, fattura cliente, giustificativo, banca, altro documento). Viene archiviata nella cassaforte digitale di Azopio, su server protetti in Europa (i nostri server primari si trovano in Francia). Questo aspetto non è un dettaglio nell’era della fattura elettronica: l’archiviazione sicura rientra nella logica della conservazione dei documenti, un argomento che approfondiamo nel nostro articolo sui vantaggi di un sistema di gestione documentale (GED) per la fatturazione elettronica. In combinazione con il motore di ricerca, questa classificazione consente di ritrovare qualsiasi fattura con un solo clic, per parola chiave o per importo.

Fase 4 — La riconciliazione bancaria automatica

Poiché il tuo conto corrente è collegato ad Azopio, la piattaforma recupera le tue transazioni in tempo reale e abbina automaticamente la “tua fattura” al pagamento corrispondente. Non ti resta che confermare l’abbinamento proposto con un clic. Risultato: ogni transazione è accompagnata dalla relativa ricevuta, con una tracciabilità completa — e nessuna fattura viene tralasciata.

Fase 5 — La convalida, se richiesta dalla vostra organizzazione

In un’organizzazione in cui le fatture di acquisto devono essere approvate prima del pagamento, «la tua fattura» può essere sottoposta a un iter di approvazione. Ogni responsabile approva a proprio livello e la fattura prosegue il proprio iter solo una volta completato il percorso di approvazione. Questa fase è facoltativa: una microimpresa la salterà, mentre una PMI multiservizi vi troverà un vero e proprio controllo interno.

Fase 6 — Il pagamento

Una volta convalidata, «la tua fattura» può essere pagata direttamente da Azopio, senza dover accedere all’interfaccia della tua banca. Il monitoraggio delle fatture in scadenza e in attesa di pagamento viene visualizzato in dashboard intuitive, che servono anche a gestire i solleciti e a ottimizzare i tempi di pagamento in base alla vostra liquidità.

Fase 7 — La registrazione contabile e l’invio al commercialista

Ultima fase del percorso: i dati verificati della «tua fattura» vengono trasformati in una registrazione contabile, esportabile nel tuo software di contabilità o direttamente accessibile al tuo commercialista, che può consultare i tuoi documenti in tempo reale e in totale sicurezza. Niente più reinserimenti, niente più scambi di e-mail per recuperare una ricevuta mancante. «La tua fattura» avrà percorso l’intero iter, dalla casella di posta in arrivo alla contabilità, con un intervento manuale minimo da parte tua.

Un percorso, un’unica piattaforma

Seguendo questo percorso, una cosa salta subito all’occhio: in nessun momento avete dovuto uscire da Azopio né reinserire un dato già presente. La fatturazione elettronica è solo il punto di partenza. A partire da questa fattura ricevuta secondo le regole, Azopio gestisce automaticamente tutte le fasi fino alla contabilità. La conformità, garantita dalla Piattaforma Certificata inclusa in ogni abbonamento, è la base; il vero vantaggio è il tempo che potete dedicare alla vostra gestione quotidiana.

Questa logica end-to-end è anche ciò che distingue una vera e propria pre-contabilità automatizzata da un semplice strumento di conformità. Questo percorso, dalla ricezione alla registrazione contabile, è esattamente ciò che si definisce pre-contabilità. Se volete approfondire il concetto, il nostro articolo « Che cos’è la pre-contabilità? » è interamente dedicato a questo argomento. 

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