Azopio, muito mais do que um EDM: um copiloto para a sua gestão documental e financeira

Gerir os documentos da empresa é mais do que apenas arquivá-los. Cada fatura ou documento contabilístico segue um percurso muito específico: receção, tratamento, validação, pagamento e, finalmente, arquivo. Este processo, muitas vezes manual e moroso, está na origem de muitos atrasos e erros.

O Azopio foi concebido para automatizar e racionalizar este ciclo.

Muito mais do que uma simples solução de gestão eletrónica de documentos (EDM), o Azopio é um assistente de fluxo de trabalho inteligente que controla todo o ciclo de vida dos seus documentos financeiros.

De uma simples fatura a um fluxo de trabalho fluido e inteligente

A inteligência do Azopio reside na sua capacidade de transformar a introdução de um simples documento num processo de tratamento totalmente automatizado.

1. O ponto de partida do processo: entrada inteligente. O fluxo de trabalho começa assim que o documento chega. Quer seja por correio eletrónico, quer seja através da aplicação móvel por arrastar e largar, e em breve através da ligação às PDP (Plataformas de Desmaterialização de Parceiros), o Azopio captura o documento e reconhece-o instantaneamente. Acabaram-se as introduções manuais e os erros de transcrição.

2. Processamento e indexação: o coração do fluxo de trabalho. Graças a uma poderosa inteligência artificial, o Azopio “lê” o documento e extrai todas as informações pertinentes: montantes, datas, nomes de fornecedores. Estes dados são imediatamente indexados e estão prontos a ser utilizados. É nesta fase que o documento é processado e tornado utilizável pela sua empresa.

3. Validação e pagamento: a fase crucial do fluxo de trabalho. É aqui que o Azopio orquestra os circuitos de validação. Em função do tipo de documento ou do seu valor, pode encaminhá-lo automaticamente para a pessoa correta para aprovação. Uma vez validado, a plataforma facilita igualmente o pagamento das facturas dos seus fornecedores com apenas alguns cliques, diretamente a partir da interface.

4. Reconciliação bancária e arquivo: o fim do ciclo. O Azopio permite a reconciliação bancária automática, associando cada transação à fatura correspondente. O documento e a sua transação são então arquivados de forma segura, acessíveis com apenas alguns cliques, e o ciclo de vida está completo.

Azopio, um parceiro virado para o futuro: futura AP, Plataforma Aprovada

O futuro da faturação eletrónica em França passa pelas AP (Plataformas Aprovadas, antigas PDP). Estas plataformas certificadas serão as únicas a poder emitir e receber facturas electrónicas ao abrigo da nova regulamentação.

A Azopio está totalmente empenhada nesta abordagem e está a trabalhar ativamente para se tornar uma plataforma aprovada pela AP. Ao escolher a Azopio, não só está a garantir que os seus documentos actuais são geridos da forma mais eficiente possível, como também está a preparar a sua empresa para a futura exigência de faturação eletrónica, tudo numa única plataforma.

Porque é que o Azopio é um fator de mudança para a sua empresa?

Ao criar um fluxo de trabalho de validação e processamento dos seus documentos e fluxos bancários, o Azopio oferece-lhe vantagens concretas:

• Grande economia de tempo: a automatização completa do processo, desde a introdução de dados até ao pagamento, liberta as suas equipas de tarefas repetitivas. A pesquisa de documentos ou elementos contidos nas suas facturas é rápida e eficaz.
• Segurança e conformidade: Todos os passos do fluxo de trabalho são registados, garantindo a rastreabilidade e o controlo total das aprovações.
• Visibilidade e controlo do fluxo de caixa: Pode acompanhar em tempo real o estado de cada documento no seu circuito, evitando atrasos e perdas. Obtém uma maior visibilidade da situação de tesouraria da sua organização.
• Preparar-se para o futuro: O processo de certificação PA garante que está preparado para os novos regulamentos de faturação eletrónica.

Em suma, o Azopio não se limita a armazenar os seus documentos; fá-los trabalhar para si. Ao otimizar o seu fluxo de trabalho de A a Z, o Azopio permite-lhe concentrar-se no desenvolvimento do seu negócio com total tranquilidade.