La facturación electrónica y la GED se presentan a menudo como dos temas distintos. Por un lado, el cumplimiento de la normativa. Por otro, la organización de los documentos. En realidad, ambos están íntimamente ligados, y las empresas que actúan ahora obtienen una ventaja antes de la fecha límite de septiembre.

GED y facturación electrónica: dos obligaciones que van de la mano

A partir de septiembre de 2026, la mayoría de las empresas francesas tendrán que recibir sus facturas en formato electrónico a través de una Plataforma Autorizada (PA). Se trata de un requisito legal. Pero no basta con recibir una factura electrónica: también hay que conservarla, archivarla y poder recuperarla en caso de auditoría fiscal.

Aquí es exactamente donde entra en juego la GED. La gestión electrónica de documentos es algo más que una carpeta compartida en línea. Es un sistema estructurado que indexa, clasifica, protege y archiva sus documentos con valor probatorio, es decir, con fuerza legal en caso de litigio o auditoría.

→ Sin un GED, puede recibir facturas electrónicas conformes… y almacenarlas de forma no conforme. Lo que le expone a riesgos en caso de auditoría.

Ventajas prácticas de la GED en la gestión de facturas electrónicas

Archivo con valor jurídico

La normativa exige que las facturas se conserven durante 10 años. Una GED certificada garantiza que sus documentos se archivan de forma completa, con fecha y hora e inalterables, requisitos que no pueden satisfacer ni un disco duro local ni un buzón de correo electrónico.

Búsqueda instantánea

Con cientos de facturas recibidas cada año, encontrar un documento concreto sin un GED puede llevar varios minutos. Con un sistema bien configurado, es cuestión de segundos: búsqueda por proveedor, fecha, importe o número de factura.

Acceso seguro y compartido

La GED le permite definir derechos de acceso precisos: su censor jurado de cuentas puede consultar las facturas que le conciernen, su jefe de compras puede ver a sus propios proveedores, y usted mantiene el control de todo. Se acabaron los archivos adjuntos por correo electrónico, con todos los riesgos que ello conlleva.

Trazabilidad completa del ciclo de vida

Cada factura electrónica pasa por una serie de estados: recibida, validada y pagada, entre otros. Una GED integrada en su plataforma Approved traza automáticamente estas etapas, lo que simplifica considerablemente las conciliaciones y las auditorías.

Los riesgos reales de una EDM inexistente o mal configurada

• Imposibilidad de encontrar una factura durante una auditoría del IVA
• Documentos alterados accidentalmente o borrados sin dejar rastro
• Incumplimiento de la obligación de retención de 10 años
• Pérdida de tiempo durante los cierres contables o las auditorías
• Riesgo de doble pago por falta de trazabilidad

Estos riesgos son a menudo subestimados por las VSE y las PYME, que piensan que «almacenar en la nube» es suficiente. No es así: el cumplimiento de la normativa exige unas garantías técnicas específicas que solo puede ofrecer un GED certificado.

Azopio: EDM y plataforma aprobada en una sola herramienta

Azopio ha sido diseñado para que la GED y las facturas electrónicas trabajen juntas de forma nativa. Como Plataforma Homologada registrada oficialmente por la DGFiP, Azopio se encarga de recibir, procesar y archivar sus facturas electrónicas en una caja fuerte digital con certificación ISO 27001.

En la práctica, cada factura recibida a través de Azopio se :

• Archivados en su GED con fecha y hora e integridad garantizada
• Indexado y consultable en segundos
• Seguimiento a lo largo de su ciclo de vida (recepción, validación, pago)
• Acceso a su censor jurado de cuentas directamente desde la plataforma

Si desea más información sobre la implantación de una GED en su empresa, lea nuestra guía práctica completa.

Un ejemplo concreto: una PYME que recibe 150 facturas de proveedores al mes

Tomemos el caso de una PYME del sector servicios, con un equipo de 15 personas. Antes de pasarse a Azopio, esto es lo que le costaba gestionar las facturas cada mes:

• De 3 a 4 horas dedicadas a recoger facturas de los buzones de varios empleados
• De 1 a 2 horas de introducción manual de datos en el programa de contabilidad
• Recordatorios periódicos del censor jurado de cuentas para obtener los justificantes que falten.
• Sin visibilidad de las facturas pendientes de validación o pago
• Documentos almacenados en archivos locales sin garantía de integridad ni archivo legal

Una vez implantado Azopio, la situación cambia radicalmente. Las facturas llegan automáticamente a la plataforma a través de la recogida automática de datos. LaIA extrae los datos en cuestión de segundos. El circuito de validación se activa automáticamente según las reglas definidas. Y cada documento se archiva en la GED con indicación de fecha y hora, accesible con solo pulsar un botón por el censor jurado de cuentas.

El resultado : más de 5 horas ahorradas al mes en tareas sin valor añadido, cero facturas extraviadas y pleno cumplimiento de la reforma de 2026, sin cambiar de contable ni de programa informático de contabilidad.

Ese es el verdadero valor de combinar un GED y una plataforma autorizada en una única herramienta: no añadir una restricción reglamentaria, sino transformar una obligación en una ganancia de eficiencia operativa.

¿Está preparando su transición a la facturación electrónica?

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