A faturação eletrónica e a GED são frequentemente apresentadas como dois assuntos distintos. Por um lado, a conformidade regulamentar. Por outro, a organização dos documentos. Na realidade, os dois estão intimamente ligados – e as empresas que agirem agora têm um avanço antes do prazo de setembro.

GED e faturação eletrónica: duas obrigações que andam de mãos dadas

A partir de setembro de 2026, a maioria das empresas francesas terá de receber as suas facturas em formato eletrónico através de uma Plataforma Aprovada (AP). Trata-se de uma obrigação legal. Mas receber uma fatura eletrónica não é suficiente: é necessário conservá-la , arquivá-la e poder recuperá-la em caso de auditoria fiscal.

É exatamente aqui que entra a GED. A gestão eletrónica de documentos é mais do que uma simples pasta partilhada em linha. É um sistema estruturado que indexa, classifica, protege e arquiva os seus documentos com valor probatório – ou seja, são legalmente aplicáveis em caso de litígio ou auditoria.

→ Sem um GED, pode receber facturas electrónicas conformes… e armazená-las de forma não conforme. O que o expõe a riscos no caso de uma auditoria.

As vantagens práticas do GED para a gestão das facturas electrónicas

Arquivo com valor jurídico

Os regulamentos exigem que as facturas sejam guardadas durante 10 anos. Um GED certificado garante que os seus documentos são arquivados de forma completa, com registo de data e hora e inalterável – requisitos que nem um disco rígido local nem uma caixa de correio podem satisfazer.

Pesquisa instantânea

Com centenas de facturas recebidas todos os anos, encontrar um documento específico sem um EDM pode demorar vários minutos. Com um sistema bem configurado, é uma questão de segundos: pesquisa por fornecedor, data, montante ou número de fatura.

Acesso seguro e partilhado

O GED permite-lhe definir direitos de acesso precisos: o seu revisor oficial de contas pode consultar as facturas que lhe dizem respeito, o seu gestor de compras pode ver os seus próprios fornecedores, e você mantém o controlo de tudo. Não há mais anexos de correio eletrónico, com todos os riscos que isso implica.

Rastreabilidade completa do ciclo de vida

Cada fatura eletrónica passa por uma série de estados: recebida, validada e paga, entre outros. Um GED integrado na sua Plataforma Aprovada rastreia automaticamente estas fases, tornando as reconciliações e as auditorias consideravelmente mais simples.

Os riscos reais de um EDM inexistente ou mal configurado

• Impossibilidade de encontrar uma fatura durante uma auditoria do IVA
• Documentos acidentalmente alterados ou eliminados sem deixar rasto
• Não cumprimento da obrigação de retenção de 10 anos
• Perda de tempo durante encerramentos ou auditorias contabilísticas
• Risco de duplo pagamento devido à falta de rastreabilidade

Estes riscos são frequentemente subestimados pelas VSE e pelas PME que pensam que “armazenar na nuvem” é suficiente. Não é esse o caso: a conformidade regulamentar exige garantias técnicas específicas que só um GED certificado pode oferecer.

Azopio: EDM e plataforma aprovada numa única ferramenta

A Azopio foi concebida para que a GED e as facturas electrónicas trabalhem em conjunto de forma nativa. Enquanto plataforma aprovada e oficialmente registada pela DGFiP, a Azopio encarrega-se de receber, processar e arquivar as suas facturas electrónicas num cofre digital com certificação ISO 27001.

Em termos práticos, cada fatura recebida através do Azopio é automaticamente :

• Arquivado no seu EDM com registo de data e hora e integridade garantida
• Indexado e pesquisável em segundos
• Acompanhamento de todo o seu ciclo de vida (receção, validação, pagamento)
• Acessível ao seu revisor oficial de contas diretamente a partir da plataforma

Para saber mais sobre a criação de um EDM na sua empresa, leia o nosso guia prático completo.

Um exemplo concreto: uma PME que recebe 150 facturas de fornecedores por mês

Vejamos o caso de uma PME do sector dos serviços, com uma equipa de 15 pessoas. Antes de passar a utilizar o Azopio, o custo mensal da gestão das facturas era o seguinte

• 3 a 4 horas passadas a recolher facturas das caixas de correio de vários empregados
• 1 a 2 horas de introdução manual de dados no software de contabilidade
• Avisos regulares do revisor oficial de contas para obter os documentos comprovativos em falta
• Não há visibilidade das facturas que aguardam validação ou pagamento
• Documentos armazenados em ficheiros locais sem qualquer garantia de integridade ou de arquivo legal

Uma vez implementado o Azopio, a situação muda radicalmente. As facturas chegam automaticamente à plataforma através da recolha automática de dados. AIA extrai os dados numa questão de segundos. O circuito de validação é acionado automaticamente de acordo com as regras definidas. E cada documento é arquivado no GED com registo de data e hora, acessível ao clique de um botão pelo revisor oficial de contas.

O resultado : mais de 5 horas poupadas por mês em tarefas sem valor acrescentado, zero facturas extraviadas e total conformidade com a reforma de 2026 – sem mudar de contabilista ou de software de contabilidade.

É este o verdadeiro valor da combinação de um EDM e de uma Plataforma Aprovada numa única ferramenta: não acrescentar uma restrição regulamentar, mas transformar uma obrigação num ganho de eficiência operacional.

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