Un vale de restaurante en el bolsillo izquierdo. Un billete de taxi en la cartera. Una factura de aparcamiento fotografiada a toda prisa con el móvil. Y a final de mes, una hora para ponerlo todo junto y anotar los gastos, si es que no has renunciado a ciertos reembolsos.

Para los directivos, el problema es diferente, pero igual de real: ¿cómo hacer un seguimiento de los gastos de su equipo en tiempo real, sin esperar a final de mes y a que se amontonen los recibos arrugados?

La desmaterialización de las declaraciones de gastos y los recibos resuelve ambos problemas. Y con Azopio Snap, la aplicación móvil de Azopio, el proceso es tan sencillo como hacer una foto.

1. El verdadero coste de una reclamación de gastos mal gestionada

Las reclamaciones de gastos suelen tratarse como una tarea secundaria: un formulario que rellenar, tickets que pegar, un archivo adjunto que enviar. Pero a lo largo de un año, la gestión manual de las reclamaciones de gastos representa una pérdida de tiempo y un riesgo considerables.

Para el empleado o asociado

• Los recibos perdidos suponen gastos no reembolsados.
• Un anticipo inmovilizado a la espera del tratamiento.
• Tiempo dedicado a buscar, fotografiar, pegar y enviar las monedas al final de cada mes.

Para directivos y directores financieros

• No hay visibilidad en tiempo real de los gastos incurridos.
• Documentos recibidos en grandes cantidades, a menudo incompletos o ilegibles.
• Reintroducción manual que consume tiempo al departamento de contabilidad.
• Riesgo de impugnación o rechazo en caso de auditoría fiscal si los justificantes no son válidos.

💡 Punto normativo: desde 2017, la ley autoriza la destrucción de la prueba en papel siempre que su versión digital esté certificada como conforme (decreto de 23 de mayo de 2013 sobre la pista de auditoría fiable). Esto presupone una solución de archivo certificada: no una simple foto en una carpeta en la nube.

2. Qué cambia la desmaterialización

La declaración electrónica de gastos no consiste sólo en hacer una foto y enviarla por correo electrónico. Significa integrar el recibo en un flujo de trabajo automatizado que :

• Extrae automáticamente los datos clave: importe, IVA, fecha, proveedor.
• Archivado seguro de documentos con valor probatorio fiscalmente reconocido.
• Centraliza todos los gastos en una única área accesible para el censor jurado de cuentas.
• Exporta los asientos contables directamente a su programa informático (Sage, Cegid, ACD…).

El resultado es cero reintroducciones, cero pérdidas de recibos y una contabilidad actualizada en tiempo real.

3. Cómo funciona Azopio Snap

Azopio Snap es la aplicación móvil de Azopio, disponible en iOS y Android. Está diseñada para ser utilizada por cualquier persona de la empresa, sin formación ni configuraciones complejas.

Flujo en 3 etapas

Paso 1 – Haz una foto.

Abre Azopio Snap, elige «añadir un documento de una página» o «documento de varias páginas», según corresponda, y fotografía el recibo. La aplicación se conecta a su cuenta Azopio y envía el documento al instante.

Paso 2 – Azopio extrae y clasifica automáticamente.

La inteligencia artificial de Azopio lee el documento, extrae los datos clave (importe sin IVA, fecha, nombre del proveedor) y preasigna las cuentas contables según sus reglas configuradas. El documento se archiva de forma segura en su Azopio EDM.

Paso 3 – Su censor jurado de cuentas accede directamente.

Todos los documentos están disponibles en tiempo real en el espacio Azopio, junto con su estado (comprobado, validado, reservado, pagado). Desde la aplicación se puede consultar un historial completo de todos los documentos enviados. La exportación a su programa de contabilidad está a sólo unos clics de distancia.

💡 El historial de envío muestra el estado de cada documento en tiempo real: «Enviado» (en proceso) o «Enviado» (integrado en su espacio Azopio). Puedes ver o eliminar cada documento desde la aplicación.

4. Qué significa en la vida cotidiana

Para empleados en movimiento

No es necesario acumular recibos en la cartera hasta final de mes. Cada gasto se registra en el momento, directamente desde el móvil. Los reembolsos pueden procesarse más rápidamente, sin riesgo de pérdida.

Para el director

Tendrá una visión en tiempo real de todos los gastos incurridos por sus equipos, archivados y listos para el departamento de contabilidad. Se acabaron las sorpresas a final de mes. Se acabaron los recordatorios para obtener los recibos que faltan.

Para el contable

Los documentos llegan clasificados y legibles, con los datos extraídos. El tiempo de introducción de datos se reduce radicalmente. La colaboración con la empresa es continua, no solo al final del periodo.

Obtenga más información sobre todas las funciones para los recibos sin papel en la página dedicada a Azopio Snap.

5. Azopio Snap y la reforma de la facturación electrónica

La desmaterialización de recibos e informes de gastos forma parte de un movimiento más amplio. A partir de septiembre de 2026, todas las empresas deberán poder recibir facturas electrónicas a través de una Plataforma Autorizada. Azopio es una PA oficialmente registrada en la DGFiP.

Esto significa que las facturas de sus proveedores, ya lleguen en formato estructurado Factur-X o como PDF tradicional escaneado a través de Azopio Snap, se procesan todas en la misma interfaz. Una única herramienta para gestionar todos sus documentos contables, antes y después de la reforma.

En pocas palabras

Las reclamaciones de gastos son una de las tareas administrativas más infravaloradas en las empresas. También es una de las más fáciles de automatizar. Con Azopio Snap, el proceso es tan sencillo como hacer una foto: el resto es automático.

Para los empleados, es el fin de los tickets perdidos y los reembolsos olvidados. Para el gestor, significa visibilidad en tiempo real de todos los gastos. Para el contable, significa documentos limpios, clasificados y listos para importar.

Azopio Snap está incluido en todas las suscripciones de Azopio, junto con EDM, precontabilidad y la Plataforma Aprobada.

Fuentes

• Orden de 23 de mayo de 2013 – condiciones para la desmaterialización de facturas (pista de auditoría fiable): https://www.legifrance.gouv.fr
• Reforma de la facturación electrónica en 2026: https://www.economie.gouv.fr/tout-savoir-sur-la-facturation-electronique-pour-les-entreprises