Um vale de restaurante no bolso esquerdo. Uma fatura de táxi na carteira. Uma fatura do parque de estacionamento fotografada à pressa com o telemóvel. E, no final do mês, uma hora a juntar tudo para registar as suas despesas – se não tiver simplesmente renunciado a certos reembolsos.

Para os gestores, o problema é diferente, mas igualmente real: como controlar as despesas da sua equipa em tempo real, sem esperar pelo fim do mês e por uma pilha de recibos amachucados?

A desmaterialização das declarações de despesas e dos recibos resolve ambos os problemas. E com o Azopio Snap, a aplicação móvel da Azopio, o processo é tão simples como tirar uma fotografia.

1. O verdadeiro custo de uma declaração de despesas mal gerida

As declarações de despesas são frequentemente tratadas como uma tarefa secundária – um formulário a preencher, bilhetes a colar, um anexo a enviar. Mas, ao longo de um ano, a gestão manual das declarações de despesas representa uma quantidade significativa de tempo perdido e de risco.

Para o trabalhador ou associado

• A perda de recibos significa despesas não reembolsadas.
• Um adiantamento para um tratamento pendente.
• Tempo gasto a procurar, fotografar, colar e enviar as moedas no final de cada mês.

Para gestores e diretores financeiros

• Não há visibilidade em tempo real das despesas efectuadas.
• Documentos recebidos em bloco, muitas vezes incompletos ou ilegíveis.
• Reentrada manual demorada para o departamento de contabilidade.
• Risco de contestação ou de rejeição em caso de controlo fiscal, se os documentos comprovativos não forem válidos.

Ponto regulamentar: desde 2017, a lei autoriza a destruição da prova em papel, desde que a sua versão digital seja certificada como conforme (decreto de 23 de maio de 2013 sobre a pista de auditoria fiável). Isto pressupõe uma solução de arquivo certificada – e não apenas uma fotografia numa pasta na nuvem.

2. O que muda com a desmaterialização

A declaração eletrónica de despesas não se limita a tirar uma fotografia e enviá-la por correio eletrónico. Significa integrar o recibo num fluxo de trabalho automatizado que :

• Extrai automaticamente os principais dados: montante, IVA, data, fornecedor.
• Arquivo seguro de documentos com valor probatório reconhecido pelos impostos.
• Centraliza todas as despesas numa única área acessível ao revisor oficial de contas.
• Exportação de lançamentos contabilísticos diretamente para o seu software (Sage, Cegid, ACD…).

O resultado é zero de rechecagem, zero de perda de recibos e uma contabilidade actualizada em tempo real.

3. Como funciona o Azopio Snap

Azopio Snap é a aplicação móvel da Azopio, disponível em iOS e Android. Foi concebida para ser utilizada por qualquer pessoa na empresa – sem formação ou configuração complexa.

Fluxo em 3 fases

Passo 1 – Tirar uma fotografia.

Abra o Azopio Snap, escolha “adicionar um documento de uma página” ou “documento de várias páginas”, consoante o caso, e fotografe o recibo. A aplicação é ligada à sua conta Azopio e envia o documento instantaneamente.

Passo 2 – O Azopio extrai e classifica automaticamente.

A inteligência artificial da Azopio lê o documento, extrai os dados essenciais (montante antes de impostos, IVA, data, nome do fornecedor) e atribui previamente as contas contabilísticas de acordo com as suas regras predefinidas. O documento é arquivado de forma segura no seu Azopio EDM.

Etapa 3 – O seu revisor oficial de contas acede-lhe diretamente.

Todos os documentos estão disponíveis em tempo real no espaço Azopio, juntamente com o seu estado (verificado, validado, reservado, pago). Um historial completo de todos os documentos enviados pode ser consultado a partir da aplicação. A exportação para o seu software de contabilidade está apenas a alguns cliques de distância.

O histórico de envio apresenta o estado de cada documento em tempo real: “Enviado” (em processamento) ou “Enviado” (integrado no seu espaço Azopio). Pode visualizar ou eliminar cada documento a partir da aplicação.

4. O que significa na vida quotidiana

Para funcionários em movimento

Não precisa de acumular recibos na sua carteira até ao final do mês. Cada despesa é registada à medida que ocorre, diretamente do seu telemóvel. Os reembolsos podem ser processados mais rapidamente, sem risco de perda.

Para o gestor

Tem uma visão em tempo real de todas as despesas efectuadas pelas suas equipas, arquivadas e prontas para o departamento de contabilidade. Acabaram-se as surpresas no final do mês. Acabaram-se os lembretes para obter os recibos em falta.

Para o contabilista

Os documentos chegam classificados e legíveis, com os dados extraídos. O tempo de introdução de dados é radicalmente reduzido. A colaboração com a empresa é contínua e não apenas no final do período.

Saiba mais sobre todas as caraterísticas dos recibos sem papel na página dedicada ao Azopio Snap.

5. Azopio Snap e a reforma da faturação eletrónica

A desmaterialização dos recibos e dos relatórios de despesas faz parte de um movimento mais vasto. A partir de setembro de 2026, todas as empresas terão de poder receber facturas electrónicas através de uma Plataforma Aprovada. O Azopio está oficialmente registado como PA na DGFiP.

Isto significa que as facturas dos seus fornecedores, quer cheguem em formato estruturado Factur-X ou em PDF tradicional digitalizado através do Azopio Snap, são todas processadas na mesma interface. Uma única ferramenta para gerir todos os seus documentos contabilísticos, antes e depois da reforma.

Em poucas palavras

Os pedidos de reembolso de despesas são uma das tarefas administrativas mais subestimadas nas empresas. É também uma das mais fáceis de automatizar. Com o Azopio Snap, o processo é tão simples como tirar uma fotografia: o resto é automático.

Para os empregados, é o fim dos bilhetes perdidos e dos reembolsos esquecidos. Para o gestor, significa visibilidade em tempo real de todas as despesas. Para o contabilista, significa documentos limpos e classificados, prontos a serem importados.

O Azopio Snap está incluído em todas as subscrições Azopio, juntamente com o EDM, a pré-contabilidade e a Plataforma Aprovada.

Fontes

• Despacho de 23 de maio de 2013 – condições de desmaterialização das facturas (pista de auditoria fiável): https://www.legifrance.gouv.fr
• Reforma da faturação eletrónica em 2026: https://www.economie.gouv.fr/tout-savoir-sur-la-facturation-electronique-pour-les-entreprises