A reforma da faturação eletrónica preocupa muitos gestores de microempresas e PME, o que é compreensível: novos formatos, novas obrigações, novos prazos. No entanto, grande parte dessa complexidade não tem de chegar à sua secretária. Com uma Plataforma Certificada nativa como a Azopio — incluída em todas as subscrições —, uma série de tarefas técnicas e administrativas é tratada por nós.

Eis cinco aspetos concretos com os quais já não terá de se preocupar assim que a reforma entrar em vigor.

1. Lidar com os diferentes formatos de fatura

Após a transição para a faturação eletrónica, nem todos os seus fornecedores irão emitir faturas no mesmo formato. Na reforma, coexistem três formatos estruturados: Factur-X (um PDF legível acompanhado de dados estruturados), UBL e CII (dois formatos puramente estruturados, em XML). Sem uma ferramenta adequada, seria necessário saber ler e interpretar cada um deles.

O Azopio recebe e processa estes três formatos de forma indiferente. Não precisa de se preocupar com o formato em que a fatura lhe chega: a plataforma importa-a, extrai os dados e apresenta-a de forma legível. Esta capacidade de aceitar todos os formatos está no cerne do percurso de uma fatura no Azopio, desde a receção até ao registo contabilístico.

2. Ativar e manter atualizado o seu endereço na lista de contactos

Para receber as suas faturas eletrónicas, a sua empresa deve constar no diretório de faturação eletrónica com um endereço de faturação ativo. É precisamente essa a função da Azopio: assim que a sua empresa estiver registada, a Plataforma Autorizada declara o seu endereço eletrónico de faturação, altera o seu estado de «inativo» para «ativo» e indica a sua afiliação a uma plataforma autorizada, atualizando as suas informações junto da administração. Não precisa de efetuar esta configuração técnica por conta própria.

Um ponto importante, muitas vezes mal compreendido: uma Plataforma Autorizada não pode inscrever no diretório uma empresa que ainda não nele conste. Se for esse o seu caso, o procedimento deve ser feito diretamente junto da DGFiP. Explicamos como verificar se a sua empresa consta do diretório — e quem contactar caso não conste — no nosso artigo dedicado ao diretório de faturação eletrónica.

3. Arquivar as suas faturas durante anos

A legislação exige que as faturas sejam conservadas durante vários anos, em condições que garantam a sua legibilidade e integridade. Em vez de acumular ficheiros em pastas dispersas, o Azopio arquiva automaticamente cada uma das suas faturas num cofre digital seguro, em servidores localizados na Europa. Cada documento é classificado por período e por categoria, e pode ser encontrado em poucos segundos graças ao motor de pesquisa. Esta é uma das vantagens de um sistema de gestão documental concebido para a faturação eletrónica: a conservação torna-se uma consequência automática do processamento, e não uma tarefa separada.

4. Introduzir novamente os seus dados contabilísticos

Esta é, sem dúvida, a vantagem mais tangível no dia a dia. Os dados das suas faturas — fornecedor, data, montantes, IVA — são extraídos automaticamente e, em seguida, transformados em lançamentos contabilísticos que podem ser exportados para o seu software de gestão ou consultados diretamente pelo seu contabilista. Acabou-se a dupla introdução de dados, acabaram-se os ficheiros Excel intermédios e os e-mails para recuperar um comprovativo em falta. Os seus documentos e dados circulam num único fluxo, desde a receção até à contabilidade.

5. Acompanhar o estado das suas faturas

No novo sistema, cada fatura tem um estado que vai mudando: registada, recusada, recebida ou rejeitada. Acompanhar manualmente estas alterações, fatura a fatura, seria impossível de gerir. A Azopio, diretamente ligada às redes de faturação eletrónica, atualiza estes estados em tempo real e apresenta-os em painéis de controlo claros. Sabe, a qualquer momento, em que fase se encontra cada fatura, sem necessidade de lembretes nem verificações manuais — uma vantagem tanto para as suas compras como para o acompanhamento dos pagamentos dos seus clientes.

Conformidade, sem o peso

O que se destaca nesta lista é que a faturação eletrónica gera uma infinidade de pequenas tarefas técnicas — e que a maioria delas não tem qualquer motivo para recair sobre si. O papel de uma Plataforma Autorizada nativa consiste precisamente em absorver essa complexidade para que se possa concentrar na sua atividade. Na Azopio, a PA está incluída em todas as assinaturas: a conformidade não é uma opção a acrescentar, é a base sobre a qual se constrói toda a automatização da sua pré-contabilidade.

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