La reforma de la facturación electrónica preocupa mucho a los responsables de las microempresas y las pymes, y es comprensible: nuevos formatos, nuevas obligaciones, nuevos plazos. Sin embargo, gran parte de esta complejidad no tiene por qué llegar a tu escritorio. Con una plataforma autorizada nativa como Azopio —incluida en todas las suscripciones—, nos encargamos por ti de una serie de tareas técnicas y administrativas.

Aquí tienes cinco aspectos concretos de los que ya no tendrás que ocuparte una vez que entre en vigor la reforma.

1. Compaginar los distintos formatos de factura

Tras la transición a la facturación electrónica, no todos tus proveedores emitirán las facturas en el mismo formato. En la reforma coexisten tres formatos estructurados: Factur-X (un PDF legible que incluye datos estructurados), UBL y CII (dos formatos puramente estructurados, en XML). Sin una herramienta adecuada, habría que saber leer e interpretar cada uno de ellos.

Azopio recibe y procesa estos tres formatos indistintamente. No tienes que preocuparte por el formato en el que te llega una factura: la plataforma la procesa, extrae los datos y te la presenta de forma legible. Esta capacidad para admitir todos los formatos es la clave del proceso que sigue una factura en Azopio, desde su recepción hasta su contabilización.

2. Activar y mantener actualizada tu dirección en el directorio

Para recibir sus facturas electrónicas, su empresa debe figurar en el directorio de facturación electrónica con una dirección de facturación activa. Esa es precisamente la función de Azopio: en cuanto su empresa figure en dicho directorio, la Plataforma Autorizada declarará su dirección de facturación electrónica, cambiará su estado de «inactiva» a «activa» e indicará su afiliación a una plataforma autorizada, actualizando sus datos ante la administración. No es necesario que realices tú mismo esta configuración técnica.

Un aspecto importante que a menudo se malinterpreta: una plataforma autorizada no puede dar de alta en el directorio a una empresa que aún no figure en él. Si ese es tu caso, el trámite debe realizarse directamente ante la DGFiP. En nuestro artículo dedicado al directorio de facturación electrónica explicamos cómo comprobar si su empresa figura en el directorio —y a quién dirigirse si no aparece—.

3. Archivar tus facturas durante años

La normativa exige conservar las facturas durante varios años, en condiciones que garanticen su legibilidad e integridad. En lugar de acumular archivos en carpetas dispersas, Azopio archiva automáticamente cada una de tus facturas en una caja fuerte digital segura, en servidores ubicados en Europa. Cada documento se clasifica por período y categoría, y se puede localizar en pocos segundos gracias al motor de búsqueda. Esta es una de las ventajas de un sistema de gestión documental diseñado para la facturación electrónica: la conservación se convierte en una consecuencia automática del procesamiento, no en una tarea separada.

4. Volver a introducir tus datos contables

Sin duda, esta es la ventaja más tangible en el día a día. Los datos de tus facturas —proveedor, fecha, importes, IVA— se extraen automáticamente y, a continuación, se transforman en asientos contables que se pueden exportar a tu software de gestión o que tu asesor fiscal puede consultar directamente. Se acabó la doble introducción de datos, se acabaron los archivos intermedios de Excel y los correos electrónicos para recuperar un justificante que falta. Tus documentos y tus datos circulan de forma integrada, desde la recepción hasta la contabilidad.

5. Controlar el estado de tus facturas

En el nuevo sistema, cada factura tiene un estado que va cambiando: presentada, rechazada, cobrada o denegada. Realizar un seguimiento manual de estos cambios, factura por factura, resultaría inmanejable. Azopio, conectada directamente a las redes de facturación electrónica, actualiza estos estados en tiempo real y te los muestra en paneles de control claros. Sabes en todo momento en qué estado se encuentra cada factura, sin necesidad de recordatorios ni comprobaciones manuales, lo cual supone una gran ventaja tanto para tus compras como para el seguimiento de los pagos de tus clientes.

Cumplimiento normativo, sin complicaciones

Lo que se desprende de esta lista es que la facturación electrónica genera multitud de pequeñas tareas técnicas, y que no hay motivo para que la mayoría de ellas recaigan sobre ti. La función de una Plataforma Autorizada nativa es precisamente absorber esa complejidad para que puedas centrarte en tu negocio. En Azopio, la PA está incluida en todas las suscripciones: el cumplimiento normativo no es una opción que se pueda añadir, sino la base sobre la que se construye toda la automatización de tu contabilidad preliminar.

👉 Descubre todo lo que Azopio automatiza para tu empresa, desde la recepción hasta la contabilidad. Descubre Azopio